Időmenedzsment – avagy hogyan legyünk hatékonyabbak a mindennapokban

A világ felgyorsult, de mi nem feltétlen tudjuk tartani a lépést. De akkor ki fogja elvégezni azt a rengeteg feladatot, ami ránk vár és hogyan? Halogatás, késés, frusztráció, stressz, ezek egyike sem segít a munkában, sőt, ezektől csak még inkább azt érezzük, hogy ránk férne egy pihenés. Hiszen azt is kell, nem igaz?

Rengeteg ember ragad bele az úgynevezett mókuskerékbe, csak gyűlnek a feladatok és a problémák, folyamatosan dolgoznak, mégsem érzik azt, hogy haladnának. Talán az időmenedzsment lehet a megoldás.

Az időmenedzsment lényege, hogy úgy kategorizálja és priorizálja a feladatokat, hogy azokat a leghatékonyabban és leggyorsabban tudjuk megoldani. Például nem feltétlen jó döntés egy több órás, komoly koncentrációt igénylő feladatot félbeszakítani egy ebéddel, hiszen így a megszakítás miatt több időbe fog telni az elvégzése, mivel újra koncentrált állapotba kell kerülnünk és felvenni a fonalat ott, ahol letettük.

A feladatok priorizálásához kapunk egy kis segítséget is, egészen pontosan az Eisenhower-mátrixot, ami két fogalom mentén rendszerezi a tennivalókat: ezek a fontos és a sürgős.

Ami fontos és sürgős, azt oldjuk meg először. Utána következik az, ami sürgős, de nem fontos. Ezt érdemes kiadnunk valakinek, ha van rá lehetőségünk, azonban, ha nincs, gyorsan végezzük el a fontos és sürgős feladatunk után. A harmadik kategória a fontos, de nem sürgős megoldandó dolgok. Ezeket időzítsük be, döntsük el, mikor csináljuk meg. Végül pedig a nem fontos és nem is sürgős feladatok halmaza, ezeket halasszuk el későbbre, lehetőleg a fontos, de nem sürgős feladataink utánra.

Ezzel máris lendítettünk egyet a napon, hiszen átlátjuk, mi minden vár ránk. Persze az időmenedzsment nem csak a feladatok priorizálásából áll. Segít az egyes munkafolyamatok hatékonyabbá tételében is.

Hallott már a 2 perces szabályról? Nagyon egyszerű és rendkívül nagy segítség a krónikus halogatóknak. Röviden a szabály lényege, hogy amint felmerül egy feladat, azonnal döntünk a sorsáról, még pedig a 2 perces szabályt alkalmazva. Ha egy feladat belefér 2 percbe, akkor azonnal oldjuk meg. Ha nem fér bele 2 percbe, akkor pedig az Eisenhower-mátrixhoz hasonlóan eldöntjük, hogy sürgős-e, fontos-e, ehhez mérten pedig vagy megoldjuk a lehető leghamarabb, kiadjuk másnak vagy elnapoljuk, beidőzítjük egy későbbi időpontra.

Érdemes a fentebb említett praktikákat kézzelfoghatóvá tenni például egy noteszben, naptárban vagy a telefonunkon vezetett tennivalók listán. Sokszor a rengeteg tennivaló valójában apróbb, gyorsan megoldható feladatok összessége és csak a kuszaságuk miatt tűnnek olyan soknak. Próbáljuk mindenekelőtt rendszerezni és rangsorolni a feladatainkat, ezután pedig a hozzájuk szükséges idő szerint betáblázni a napjainkba.