Legjobb módszerek az időbeosztásra

A mai rohanó világban számos területen kell megfelelnünk, így elengedhetetlen, hogy az időgazdálkodás technikáival foglalkozzunk.

A munkahelyünkön, párként, szülőként, de bizony barátként is helyt kell állnunk. Számtalan feladatot kell megoldanunk, naponta akár több száz tudatos döntést kell meghozni, tudat alatt pedig, akár több ezret is. Nem csoda, hogy már nap közben elfáradtunk.

Használd az Eisenhower mátrixot

Dwight D. Eisenhower az Egyesült Államok 34. elnöke volt, így gondolhatod mennyire fontos volt számára az időgazdálkodás. Az ő nevéhez fűződik többek között a NASA több kutatásának elindítása, az amerikai úthálózat fejlesztése, és már elkezdett lépéseket tenni az alternatív energiák felhasználására is. Ahhoz, hogy minden fontos feladatát el tudja végezni, egy saját metódust használt. Nézzük is meg, mi volt ez.

Első lépésként meg kell határozni, hogy mik az elsődleges feladataid. Ehhez az kell, hogy kiírj magadból mindent. Itt még ne aggódj a sorrenden, csak írd le az összes rád váró feladatot. Ezt követően nézd át őket elölről, majd írj egy F betűt a fontosak, és egy S betűt a sürgősek mellé. Lehet, hogy valami mellé kettő betű is kerül, vagy egy se.

Ezután nézd meg a fontos feladataidat, és határozd meg, hogy melyiknek van a legnagyobb értéke számodra, a vállalkozásodnak, munkatársaidnak. Gondold át, hogy ezek elvégzéséhez hány órára lesz szükséged, és állítsd őket sorrendbe, majd elsőként helyezd el őket az Eisenhower mátrixba.

Az Ivy Lee módszer

Az 1900-as évek elején Ivy Lee volt a produktivitás mestere. A legnagyobb cégek kérték fel, hogy segítsen nekik a versenyképességük növelésében azáltal, hogy megtanítja nekik, hogyan tudnak több munkát, gyorsabban elvégezni. Az ő módszerében is hangsúlyt kap az egyszerűség, hiszen így könnyebb alkalmazni, és betartani, tehát nagyobb hatást lehet elérni vele. Lássuk, mit tartalmaz Ivy Lee módszere.

Minden egyes nap végén, írj le hat darab fontos célt, amit meg kell valósítanod holnap. Figyelj oda, hogy semmiképp nem lépheted túl a hatot. Ezután rendelj fontossági sorrendet ezekhez a feladatokhoz. Másnap pedig kezd a napodat a legfontosabbal, és addig nem léphetsz tovább más feladatra, amíg az nem készült el.

Miután megvan a legfontosabb, haladj tovább, és végezd el a másodikat is, és így tovább. Amennyiben megmaradt valami nap végén, ne aggódj, írd hozzá aznap este is a következő napi feladatokhoz, és rangsorold őket. Ha fontos, akkor a következő napot azzal fogod kezdeni, ami megmaradt az előző napról.

Amennyiben több napon keresztül nem készülsz el egy feladattal, mert mindig 5. vagy 6. helyen van, gondold végig, hogy valóban fontos-e megcsinálnod azt. Ezzel a módszerrel jobban szelektálni fogod, hogy mivel készülsz el biztosan.

Intézz el mindent időben technika (GTD)

A David Allen által kifejlesztett technika első lépése, hogy mindent le kell írnod, amit meg szeretnél, vagy meg kell valósítanod. Utána ezeket kisebb részekre kell osztanod.glalnak el. Érdemes tehát minden ilyen gondolatot felírni, hogy megnyugtassuk az agyunkat azzal, hogy nem fogjuk elfelejteni. Például vissza kell hívnod valakit, vagy elfogyott otthon a tej, esetleg el kell intézned egy átutalást. A lényeg, hogy írd ki magadból, azért, hogy a feladatodra tudj koncentrálni.

A kisebb, könnyebb feladatokat érdemes lehet megcsinálni azonnal, a nagyobb, összetettebb feladatokat, mint például egy projekt megtervezése, bontsd több kicsire, és kezd el azokat is egyesével megvalósítani.‍ Egy-egy feladat elvégzése után, pipáld ki, hogy készen van, vagy adj magadnak egy piros pontot. Ösztönzően hathat rád, hogy egymás után pipálod ki az elvégzett feladatokat.

Mivel a feladatokat leírod, és rögzíted, az agyadnak nem arra kell koncentrálnia, hogy mennyi mindent kell még megtenned, hanem azzal foglalkozhat, hogy megoldja egyesével azokat. A feladatokat ezáltal könnyeben kezeled, és valósítod meg. Csökkenti a szorongást is, mivel nem a sok feladat vonja el a figyelmed, illetve minden kis feladat kipipálása a siker érzését kelti benned.