Mi értelme a munkahelyi meetingeknek?

A meeting kifejezés mára ott van a naptárban, a fejünkben és sokszor még a műszak után is velünk marad. E-mailek érkeznek megállás nélkül, a feladatok pedig valahogy mindig az adminisztratív teendők után kezdődnének igazán, de sokszor azt sem tudjuk, hogy mi lenne a valódi prioritás. A kérdés adja magát, hogy valóban a közös gondolkodást szolgálják a szakmai egyeztetések, vagy inkább a munka látszatát tartják fenn egy megfásult közegben?

A meeting eredeti funkciója meglepően földhözragadt. Nem inspirációs közegnek vagy éppen kötelező társas eseménynek szánták, hanem eszköznek olyan helyzetekre, amikor több ember tudása és nézőpontja egyszerre volt szükséges. A cél az volt, hogy rövid idő alatt tisztázódjon az irány, megszülessen egy döntés, és mindenki tisztában legyen a következő lépésekkel. A döntést, hogy mit és hogyan csinálunk legtöbbször betanult logika mentén hozzuk meg. Ehhez képest ma sok értekezlet már a kiindulópontját is elvesztette, sokszor zavaros, hogy miért jöttünk össze, és az is, hogy mi lesz a vége.

Munkavégzés helyett halogatás

A csoportos kommunikáció egyre több szervezetben pótcselekvésként működik. Biztonságérzetet ad ha beszélünk egy problémáról, miközben érdemi előrelépés legtöbbször nem történik. Ilyenkor ugyanazok a gondolatok és szakmai nehézségek forognak körbe és körbe, új szempont ritkán jelenik meg, döntés pedig szinte sohasem születik. A végén mindenki visszamegy a saját dolgához, annyi különbséggel, hogy kevesebb ideje maradt rá. Ez a fajta magatartás veszélyes, hiszen elkeni az egyéni felelősséget. Mindenki ott volt és hallotta az elmondottakat, mégsem lett gazdája a teendőknek. A közös jelenlét ezáltal gyengíti a működést.

A munkahelyi tanácskozások egyik legnagyobb hibája, hogy úgy teszünk, mintha az idő korlátlan lenne. Holott egy irodai műszak legtöbbször nyolc órából áll. Ebből egy átlagos egyeztetés annyiszor egy órát vesz el összesen, ahány ember részt vesz rajta. Mégis ritkán merül fel a kérdés, hogy megéri-e ennyi időt egyszerre lekötni, hiszen a tanácskozások sokak számára kényelmesek. Viszont ha egy csoportos megbeszélés után még zavarosabb a feladatok és a teendők listája, akkor az a munkavégzés szempontjából veszteség volt.

Mikor kell ténylegesen egy értekezlet?

Meetingre akkor van szükség, amikor az írásos kommunikáció már kevés, és azonnali visszajelzés kell egy bizonytalanságot illetően. Ehhez viszont tudni kell, hogy miről szól az egyeztetés, mit akarunk elérni vele, illetve hol van az a pont, ahol azt lehet mondani, hogy kész, és tovább lehet lépni. Ha ezek hiányoznak, akkor érdemes feltenni a kérdést, hogy szükséges-e ez egyáltalán, hiszen információt vagy alapvető céges teendőket egy e-mailben is lehet továbbítani. Persze itt sem elég egy cím a tárgyban vagy egy homályos témafelvetés. Fontos, hogy egyértelmű legyen, hol kezdődik és hol végződik az adott mondanivaló, illetve az is, hogy a tartalom értelmezhető formában jusson el az alkalmazottakhoz.

Papíron a szakmai kommunikáció mindig demokratikus és biztonságos közegben zajlik, ahol minden véleménynek van létjogosultsága. Azonban a jó értekezlet ezenfelül fókuszált is, és tényleg arról van szó, amiről az adott napon beszélni kell. Egy helyes döntés irányt mutat, miközben a végtelen ismétlés lebénít és rezignálttá tesz. Egy meeting akkor nyeri el valódi értelmét, amikor a folytatásra ad választ és megkönnyíti a továbblépést. Az egyeztetésnek nem az a célja, hogy minden apró témakört megnyisson, hanem az, hogy lezárjon annyit, amennyi a továbbhaladáshoz szükséges. Ideális esetben egy megbeszélés úgy ér véget, hogy kevesebb a nyitott pont, mint a kezdetekkor, és a résztvevők pontosan értik, milyen feladatok várnak rájuk.